Archief | juli, 2016

Zelfmanagement: De (lange) weg naar het nieuwe normaal

30 Jul

De vorige blogpost ging over de opkomst van zelfmanagement in bedrijven en instellingen. Zelfmanagement kan het begin zijn van nieuwe arbeidsverhoudingen en van duurzame en sociaal verantwoorde organisaties, die tevens succesvol opereren. Maar die ontwikkeling zal niet zonder slag of stoot gaan.

Organisatie - complexity zwerm spreeuwen

Daarvoor heeft het huidige management te veel financiële en andere belangen bij de bestaande situatie. Maar ook voor werknemers kan de verandering te groot zijn. Er is niet veel bekend over initiatieven die in een pril stadium op niets uitlopen. Wel van bedrijven en instellingen waar zelfmanagement is gelukt (de meeste) of mislukt. Dit is bijna altijd het gevolg van de afwezigheid van enkele kritieke succesfactoren[1]. Hieronder volgen de belangrijkste.

  1. Onvoorwaardelijke steun van eigenaar of directie

De aap komt al meteen uit de mouw: De eigenaar, de ceo of de raad van bestuur moet sympathiseren met de idee van zelfmanagement. Dat is het geval bij FAVI, waar de directeur een belangrijke rol speelde bij de invoering van zelfmanagement. Bij Ideo was de oprichter enthousiast. Hetzelfde gold voor Buurtzorg Nederland. Er zijn ook de voorbeelden van beursgenoteerde bedrijven, maar in het geval van het Amerikaanse energieconcern AES (40.000 medewerkers) bleek ‘machtsgreep’ van een groep aandeelhouders fataal. Zij eisten naar aanleiding van enkele incidenten opnieuw ‘top down management’. Een klassiek voorbeeld van zelfmanagement uit Nederland – BSO/Origin, opgericht door Eckart Wintzen – raakte zijn identiteit kwijt na overname door Philips. Zelfmanagement is meer dan een ‘management tool’, zoals zelfsturende teams. Dit vanwege de ingrijpende gevolgen voor de omvang en de taak van het management. Zelfmanagement verandert niet alleen de rol van het management, maar ook de macht van gevestigde medezeggenschap. Daar zitten vakbonden niet op te wachten. Bij familiebedrijven, starters, onderwijsinstellingen en andere not-for-profit organisaties liggen de kansen het best.

  1. Geslaagde herpositionering van de leden van de raad van bestuur en het middenmanagement

Organisatie - overheadDe grootste weerstand tegen de invoering van zelfmanagement komt meestal van het hoger en het middenmanagement. Een missionaire ceo heeft er de handen mee vol om personen met managementtaken naar een voor hen passende plaats te begeleiden. Ook van managementfuncties die blijven bestaan, veranderen de bijbehorende bevoegdheden. Hun taak wordt begeleidend en dienend. Deze transitie is uiteindelijk vaak gelukt. Immers veel managers realiseren zich dat de keerzijde van hun macht en inkomen vaak eindeloze vergaderingen, besprekingen en conflicten zijn.

In een aantal gevallen bleven voormalige managers een aanhoudende stoorzender. Voor leden van het management die voortdurend obstructie plegen, is afscheid nemen de enige oplossing, al kost dat een paar centen. Overigens, bij FAVI is geen enkele manager vertrokken; zij zijn allen geïntegreerd in de minifabrieken en doen daar naar eigen leuker werk dan vroeger. Ze hebben wel hun oorspronkelijk salaris behouden en dat kan wringen.

  1. Afbreken symbolen van macht van het management

Meestal hebben ceo’s van bedrijven waar zelfmanagement is ingevoerd, een inkomen dat medewerkers als billijk ervaren. De ceo van FAVI[2] verdient vijf maal het salaris van de gemiddelde medewerker van dat bedrijf. Overigens verdienen medewerkers van bedrijven met zelfmanagement gemiddeld meer dan het cao-loon omdat het deze bedrijven vaak voor de wind gaat.

Uit den boze zijn speciale voorrechten voor het management als luxe bureaus, speciale eetgelegenheden en aparte parkeerplaatsen. Zuinigheid, kostenbewustzijn en een zekere mate van soberheid zijn wenselijk.

Organisatie - Parkeerplaats directieOmgekeerd, medewerkers hebben soms rechten waarvan collegae uit andere bedrijven versteld staan. Bij FAVI hebben alle medewerkers een creditkaart met een tegoed van €500 waarmee ze uitgaven mogen doen in het belang van het bedrijf. Hiertoe hoort ook een lunch onderweg. Er staan permanent enkele bedrijfsauto’s klaar waarvan ze de sleutel alleen maar hoeven te pakken. Vaak is het eten en drinken in de kantine gratis.

  1. Het gebouw

Voor welk type gebouw ook wordt gekozen, medewerkers dienen bij de inrichting ervan te zijn betrokken. Een kantoor heeft in dit opzicht meer mogelijkheden dan een fabriek, onderwijsinstelling of ziekenhuis. In de meeste gevallen is er sprake van een evolutionair proces waar een kale kantoortuin in een jaar tijd een spectaculair aanzien krijgt, inclusief faciliteiten die medewerkers zelf uitkiezen. Zelfmanagement vereist geregeld (informeel) overleg en dat stelt beperkingen aan thuiswerken, ondanks alle moderne communicatievoorzieningen. Om die reden is goede interne bereikbaarheid nodig. Zo werd een kantoorgebouw met traditionele etages en een losstaand trappenhuis grondig verbouwd door alle etages door te breken en er een atrium van de maken met inwendige trappen.

  1. Permanent onderhoud

De cultuur van zelfmanagement vergt permanent onderhoud. Dit gebeurt door participatie aan cursussen, trainingen, discussiebijeenkomsten. Bijna dagelijkse aanwezigheid, een plezierige werkomgeving, gezamenlijke uitstapjes, voordelen als gratis lunches, bedrijfsauto’s en niet in de laatste plaats goede bedrijfsresultaten zijn minstens zo belangrijk. Hierdoor blijven medewerkers de balans zoeken tussen het eigen belang, het belang van de eigen afdeling en dat van de organisatie als geheel. De zichtbare aanwezigheid bij van en deelname aan al deze activiteiten van ceo is van cruciaal belang, maar ook hun toegankelijke opstelling.

Het Deense bedrijf Opticon maakte onder leiding van ceo Lars Kolind – een van de auteurs van Unboss – een gigantische bloei door na de invoering van zelfmanagement. Geleidelijk kreeg Kolind het zo druk met het uitdragen van de ideeën achter zelfbestuur, dat hij Opticon wat uit het oog verloor. Het gevolg was dat het bedrijf weer steeds meer ging lijken op een hiërarchische organisatie. Kolind kon het tij niet keren en nam ontslag.

Organisatie - autonomie1Voorstanders van zelfmanagement moeten zich door het bovenstaande niet laten afschrikken. Het heeft wel degelijk zin om op kleine schaal met experimenten te beginnen[3]. Zulke experimenten vinden bijvoorbeeld plaats bij de nationale politie en zijn van onderop gestart. De invoering van zelfsturende teams kan een eerste stap zijn. Vertegenwoordigers van zulke teams kunnen vervolgens bij hun directie en ondernemingsraad aandringen in te stemmen met uitbreiding van hun bevoegdheden, eventueel na een periode van experimenteren. Aan te raden is om een buitenstaander dit proces te laten coachen. Na enige tijd kunnen kan gesproken worden over de gevolgen voor de rol van het management. De bereidheid van werknemers om initiatieven te nemen en verantwoordelijkheid te dragen staat of valt met het feit dat ze daarvoor ook de ruimte krijgen. Tegelijkertijd spreken we hier ook van het onderscheid tussen bedrijven en instellingen die op termijn succesvol zijn en niet. Managers hebben geen keuze om in deze trend mee te gaan, ongeacht welke gevolgen dat op termijn voor hen heeft.

[1] Het navolgende is gebaseerd op de publicaties die in de vorige blogpost zijn vermeld: http://wp.me/p32hqY-GV

[2] Zie eveneens mijn vorige blogpost voor een beschrijving van het Franse bedrijf FAVI

[3] Het Rijnland Praktijkboekje (2012), J. Peters en M. Weggeman; Nieuwe Tijden, anders organiseren (2014) e-book, J. Peters en H. Janssen

Zelfsturende teams en zelfmanagement: werelden van verschil

19 Jul

Zelfsturende teams komen al geruime tijd voor. Een bedrijf of instelling geeft een team veel verantwoordelijkheid en de teamleden moeten daar samen naar zien te handelen. Wat doorgaans niet gebeurt, is dat dit team ook vergaande bevoegdheden krijgt. Net als voorheen moet periodiek aan het management worden gerapporteerd. De impact van het lidmaatschap van zelfsturend team op de medewerkers is groot (stress!), die op het management veel minder.

Maar als er nu eens minder managers waren de teams hun eigen werk konden doen zonder daar aan een manager over te hoeven rapporteren? We spreken dan niet langer over zelfsturing maar over zelfmanagement.

Idee fix? Een snel groeiend aantal bedrijven en instellingen ontwikkelt zich richting zelfmanagement. In deze bedrijven daalt het aantal voltijdse managers aanzienlijk. De medewerkers zijn in bijna alle gevallen enthousiast en de organisaties worden er beter van. De resterende leidinggevenden beseffen dat zij niet meer worden overspoeld door zaken die net zo goed, zo niet beter, op de werkvloer zelf opgelost kunnen worden.

Eerst drie voorbeelden

FAVI (Frankrijk)

FAVI is een fabriek die koperen onderdelen maakt voor kranen, versnellingsbakken, elektrische motoren, en medische apparatuur. Er werken 600 mensen. Tot 1983 was het een traditioneel middenbedrijf met 80 werknemers en vijf management lagen. De arbeiders werkten in ploegendienst, er waren prikklokken, ze kregen stukloon en er golden talrijke ge- en verboden. In 1983 besloot de toen net benoemde CEO Jean-Francois Zobrist de organisatie drastisch te veranderen.

Organisatie - zelfbestuur FaviIn enkele jaren tijd veranderde de fabriek in 21 minifabrieken waarvan de werknemers samen verantwoordelijk waren voor productie en verkoop. De voormalige stafmedewerkers en directieleden hadden zich bij zo’n eenheid kunnen aan te sluiten. De minifabrieken voerden na enige tijd vrijwel alle werkzaamheden uit die nodig waren om de productie draaiend te houden en te verbeteren. Dat wil zeggen dat de opdrachten rechtstreeks naar de eenheden gaan, dat deze zelf nieuwe medewerkers aannemen en machines aanschaffen wanneer dat nodig is. Medewerkers zijn autonoom in de uitoefening van hun taken, en wekelijks is er (informeel) overleg binnen de eigen minifabriek. Elke minifabriek wijst een afgevaardigde aan die geregeld informeel en formeel overleg heeft met collegae uit andere minifabrieken. Het gaat vaak over het oplossen van tijdelijke capaciteitsproblemen en om het samen aanschaffen van nieuwe apparatuur.

Het bedrijf is voortdurend gegroeid en is in Frankrijk marktleider in zijn segment. De CEO en enkele directieleden geven aan dat hun voornaamste taak is om ‘de cultuur’ te bewaken, medewerkers te coachen en discussies over de koers van het bedrijf te voeden.

Buurtzorg Nederland

Organisatie - zelfbestuur Buurtzorg 2Deze instelling bestaat pas vanaf 2008, maar is inmiddels de grootste organisatie in Nederland op haar gebied. De oprichter Jos de Blok was manager in de thuiszorg en zag hoe dit werk totaal uit de hand liep. Thuiszorgorganisaties hadden bedacht om een aantal thuiszorgproducten te onderscheiden. Deze werden afhankelijk van de moeilijkheidsgraad toegewezen aan lager dan wel hoger gesalarieerde wijkverpleegkundigen. Deze haalden elke ochtend hun rooster op en reden langs cliënten, die ze niet kenden en ook nooit zouden leren kennen. Het gevolg was dat er makkelijk drie verschillende wijkverpleegkundigen op een dag bij een cliënt langskwamen om een exact voorgeschreven taak in exact voorgeschreven tijd uit te voeren.

Jos de Blok is in 2008 voor zichzelf begonnen en heeft een organisatie opgebouwd die inmiddels bestaat uit 600 teams van gemiddeld 12 wijkverpleegkundigen. Zij regelen zelf hoe ze cliënten het best kunnen helpen. Elk team gaat zelf op zoek naar huisvesting in de wijk en neemt nieuwe medewerkers aan. Op het hoofdkantoor werken maar 30 personen. Mocht een team onoplosbare problemen hebben, dan is er een coach die ze om hulp kunnen vragen. Onderzoek van KPMG heeft uitgewezen dat Buurtzorg de kwaliteit van de zorg heeft verbeterd, de kosten heeft verlaagd en de tevredenheid onder de cliënten en de medewerkers wezenlijk heeft vergroot.

Het Montessoricollege in Nijmegen

Onderwijs - Montessoricollege Nijmegen 2Het Montessoricollege in Nijmegen is een school voor voortgezet onderwijs. Tot een aantal jaren geleden lag de autonomie vooral bij afzonderlijke leraren. De schoolleiding regelde klas-overstijgende zaken. Deze namen snel toe en het aantal buitenschoolse activiteiten steeg eveneens . Ook de aanpak van probleemleerlingen vroeg om de nodige afstemming.

De schoolleiding heeft toen samen met een aantal docenten het initiatief gekomen om de werkprocessen binnen de school opnieuw in te richten. Het resultaat was dat aan eenheden van 150 – 180 leerlingen een vaste groep van 6 à 7 docenten werd verbonden. Deze docententeams zijn bevoegd om alle maatregelen te nemen die ze nodig achten in het belang van de leerlingen in hun deelschool, bijvoorbeeld de onderbouw havo-vwo. Teams betrekken de leerlingen van hun klassen periodiek bij het overleg. Afgevaardigden van leerlingen uit de deelschool komen ook onderling geregeld bijeen. Elk team heeft een leider, wiens taak het in de eerste plaats is een bijdrage te leveren aan het functioneren van het team. De aanpak van het Montessoricollege in Nijmegen wordt thans landelijk uitgerold, mede door de inzet van zijn voormalige rector, Ben van der Hilst.

Wat hebben bedrijven en instellingen met zelfmanagement gemeen?

  1. Decentralisatie van taken en bevoegdheden naar teams

Vrijwel alle bedrijven die zelfmanagement invoeren delegeren taken, verantwoordelijkheden en (een substantieel) deel van de bevoegdheden naar kleine eenheden. De omvang van die eenheden vatiëert van 6 – 20 personen, wat mede afhangt van de intensiteit van het vereiste overleg. Doorgaans zijn de organisaties waarvan deze eenheden deel uit maken groter, wat leidt tot parallelle of gekoppelde eenheden.

  1. Taken van stafmedewerkers worden onderdeel van takenpakket van overige medewerkers

De laatste 40 jaar is het aantal staffunctionarissen in bedrijven en instellingen snel gegroeid. Staffuncties nemen zelden werk uit handen van medewerkers in de lijn. In tegendeel, ze creëren werkzaamheden, waarvan de toegevoegde waarde vaak ter discussie staat. In Buurtzorg worden specifieke disciplines (bijvoorbeeld ‘coaching’) ingehuurd mede om te voorkomen dat functionarissen hun eigen werk gaan maken. Veel werk dat eerst door specialisten werd gedaan wordt toevertrouwd aan lijnmedewerkers, die het als taak in hun pakket opnemen. FAVI heeft bij voorbeeld geen HRM-, inkoop- en verkoop afdeling. Productiemedewerkers die over de vereiste vaardigheden beschikken, nemen zelf onderhoud en reparaties voor hun rekening. In de praktijk leidt dit tot meer kennis van en betrokkenheid bij de processen in een minifabriek.

  1. Werkoverleg – informeel en kort

Bij een teamgrootte van 20 of minder zal overleg overwegend informeel zijn. Bij dit overleg geldt meestal de regel dat iedereen die een beslissing neemt die buiten zijn of haar afgesproken taken of rol valt, overlegt met degenen die advies kunnen geven of die te maken krijgen met de gevolgen van die beslissing. Daarnaast is er meestal een keer in de week overleg, voor of tijdens de lunch.Grotere eenheden zullen meer gestructureerd overleg kennen. Het komt ook voor dat er in zo’n geval een besluitvormende vergadering is.

  1. Leidinggevenden, teamleiders en coaches

Het aantal personen met de naam leidinggevende, manager of directeur in een bedrijf of instelling met zelforganisatie en -bestuur is beperkt en hun functioneren is wezenlijk anders dan elders. Ze sturen zelden medewerkers aan, maar ze hebben vooral ondersteunende, dienende en coachende taken. In een industriële omgeving zal het voorkomen dat een aantal ervaren medewerkers optreedt als ‘meewerkend voorman’, zeker als er veel nieuwe medewerkers worden opgeleid.

De taak van de CEO moet afzonderlijk worden vermeld. In veel voorbeelden is de groei van zelforganisatie en -bestuur het resultaat van missioneringswerk van een ‘verlichte’ topmanager. In de opbouwfase was hun autoriteit pregnant aanwezig; later namen ze vrijwel alle de rol van coach aan.

  1. Trainingen: besluitvorming, omgaan met conflicten

Medewerkers van zelforganiserende en –besturende organisaties nemen geregeld deel aan trainingen, die hun professionele ontwikkeling aangaan, maar ook gaan over besluitvorming en conflictbeheersing. Daarnaast wordt zeker in bedrijven die bezig zijn aan een transitie naar zelforganisatie en-bestuur trainingen verzorgd om de achtergronden duidelijk te maken en de medewerkers te betrekken bij het ontwerp van hun eigen afdeling.

  1. Financiën

Teams maken in de regel een maal per jaar een jaarplan en een begroting. In het jaarplan beschrijven ze hun voornemens, schatten ze de te realiseren inkomsten en doen zij een voorstel over de voorgenomen uitgaven, inclusief reserveringen voor onderhoud en vervanging. Ook kunnen er middelen voor salarisstijging worden gereserveerd. Bij FAVI worden alle deelplannen opgesteld en geconfronteerd met gegevens die op bedrijfsniveau aanwezig zijn. De CEO (of een financieel directeur) treeft vervolgens met de eenheden in overleg om knelpunten op te lossen. De besluitvormende vergadering keurt de begroting goed. In het geval van beursgenoteerde bedrijven verloopt deze procedure langs een meer formele weg.

Meer weten? Vijf boeken

Ik noem hier vijf boeken met veel meer voorbeelden van organisaties die zelfbestuur hebben ingevoerd, inclusief de problemen die daarvan het gevolg kunnen zijn. Een kort overzicht:

Organisatie - Semler 2Als eerste het boek van Ricardo Semler over diens Braziliaanse bedrijven, waar wat hem betreft het geluk van de werknemers de doorslaggevende factor was voor het succes van de bedrijven[1].

Organisatie - Unboss Lars KolindIn 2014 verscheen Unboss, een boek vol praktische aanwijzingen om de rol van het management te verminderen en de regelbevoegdheid van medewerkers op de werkvloer uit te breiden[2].

Organisatie - Laloux reinventing organizationHet meest gelezen boek op dit ogenblik is Frederic Laloux’ Reinventing Organizations[3]. Dit boek plaatst de ontwikkeling van zelfmanagement in een evolutionair perspectief. De auteur laat zien dat alle voorgaande organisatievormen functioneel waren in hun tijd, maar door de ontwikkeling van de samenleving achterhaald zijn. Verder benadrukt hij, net als Semler, dat werknemers zich in dit soort bedrijven beter kunnen ontplooien en – niet onbelangrijk – dat duurzaamheid een gelijkwaardig uitgangspunt is naast rentabiliteit.

Organisatie - HolacracyHet boek Holacracy is het meest technisch; het behandelt tot in detail hoe zelforganisatie kan worden georganiseerd[4]. Tot de bedrijven die holacratie hebben ingevoerd hoort ook Zappos (onderdeel van Amazon.com), onder leiding van de legendarische CEO Tony Hsieh.

Organisatie - Freedom Inc.Tenslotte, Freedom, Inc. van Isaac Getz en Brian Carney[5]. Dit boek is gebaseerd op vijf jaar veldwerk in 25 bedrijven met een vergaande mate van zelforganisatie en –sturing. De auteurs geven een kritisch verslag van wat ze aantroffen en ze verschaffen daarmee veel inzicht in de kritieke succes- en faalfactoren.

De ontwikkeling naar zelfmanagement gaat niet vanzelf. Er moeten vaak de nodige problemen worden overwonnen voor het wel goed. Er zijn ook voorbeelden van bedrijven waar het eerst wel goed ging en later niet meer. Daar valt veel van te leren. Hierover gaat de volgende blogpost.

[1] Ricardo Semler: Semco stijl, Boekerij 2013

[2] Lars Kolind & Jacob Botter: Unboss, Vakmedianet Management, 2014

[3] Frederic Laloux: Reinventing organizations (ook in het Nederlands): Het Eerste Huis, 2015

[4] Brian Robertson: Holacracy, Atlas Contact, 2015

[5] Isaac Getz & Brian Carney: Freedom, Inc. Die Keure, 2014.

Zelfbestuur op de werkvloer van de universiteit

10 Jul

Veel universiteiten hebben de verantwoordelijkheden van de decaan gedeconcentreerd. Dat wil zeggen dat er afzonderlijke directeuren zijn voor onderwijs, onderzoek, beheer en personeelszaken. Deze sturen elk een deel van de ‘onderliggende’ organisatie aan met als gevolg dat elke medewerker verschillende bazen heeft. Deconcentratie is niet hetzelfde als decentralisering!

downtopweb“We zien ons zelf als tegelzetters” zo typeerde de voorzitter van één van de ondernemingsraden van de Universiteit van Amsterdam de rol van docenten. Ik sprak met hem als lid van de Commissie voor Democratisering en Decentralisering. De ‘inspraak’ van de ‘tegelzetters’ is gefragmenteerd of verloopt via de ‘wandelgangen.

Meer decentralisering is een oplossing. Dan praat ik niet over een nieuw inspraakorgaan, maar over zelfbestuur op het niveau van disciplines, opleidingen en onderzoeksprogramma’s. Het navolgende voorbeeld is een illustratie en dateert uit de tijd dat ik werkzaam was aan de Nijmegen School of Management.

De Nijmegen School of Management

De opleidingen binnen de Nijmegen school of Management (Faculteit der managementwetenschappen) hebben gedurende een aantal jaren een structuur gehad, waarover medewerkers en studenten zeer te spreken waren.

Alle (bachelor)opleidingen waren doordacht vanuit heldere doelen. Van daaruit was een structuur gecreëerd gebaseerd op thematisch samenhangende semesters. Studenten voerden in elk semester een project uit en als voorbereiding daarop volgden ze een aantal inhoudelijke en methodische vakken. Elk semester had een vaste groep van 4 à 5 docenten. Zij verzorgden elk min of meer traditionele onderwijs in de vakken en traden op als begeleiders van de projecten. Een combinatie die hen goed beviel. Voor de docenten van de zes semesterteams was dit een substantieel deel van hun onderwijstaak. Het docententeam vergaderde elke week met een vertegenwoordiging van de studenten, waardoor tekortkomingen in het programma snel verbeterd konden worden. De opleidingscommissie gold (informeel) als het bestuur van de bachelor en bestond uit een docent en een student uit elk semesterteam. De opleidingscommissie besprak de evaluaties die docenten en studenten na elk semester organiseerden en stelde wenselijke aanpassingen in het programma vast.

De Commissie Democratisering en Decentralisering heeft een aantal verkenningen uitgevoerd hoe zelforganisatie en –bestuur op de ‘werkvloer’ van de Universiteit van Amsterdam uit zou kunnen zien. De volgende aandachtspunten  gelden naar mijn mening voor alle instellingen die een begin willen maken met de invoering van zelfbestuur op decentraal niveau.

 

  1. De keuze van de decentrale eenheden

Decentrale eenheden moeten voldoende groot zijn om zelfstandig één of meer afgeronde taken kunnen verrichten. Te denken valt aan een of enkele verwante opleiding(en) en onderzoeksprojecten, op een op een herkenbaar vakgebied, zoals psychologie, antropologie, Life Sciences en de lerarenopleiding.

2. Onderwijs en onderzoek

Decentrale eenheden krijgen zouden de beschikking moeten krijgen over het geld voor onderwijs én onderzoek. Ze kunnen op deze manier de samenhang tussen onderwijs en onderzoek zelf bepalen. Het is best mogelijk dat enkele eenheden samen kiezen voor één onderzoeksprogramma. Evenmin behoeven initiatieven voor samenwerking op het gebied van onderwijs uitgesloten te worden, bijvoorbeeld een gezamenlijke opleiding of onderdeel daarvan. Ze kunnen deze onderbrengen in colleges of graduate schools.

3. Eenheden streven naar een organisatie die autonomie bevordert

Een eenheid kan al vlug 100 medewerkers en 500 – 1000 studenten bevatten (de ‘leden’). Om zelforganisatie mogelijk te maken stelt de eenheid een aantal groepen in met eigen bevoegdheden. Deze kunnen kiezen voor een vorm van gedistribueerd leiderschap, maar ze kunnen ook een teamleider aanwijzen. Binnen zo’n groep worden taken geformuleerd die individuele leden met een hoge mate van zelfstandigheid kunnen uitvoeren.

4. De leden hebben zeggenschap

Alle leden hebben zeggenschap bij – niet bij voorbaat over alle – zaken die de eenheid als geheel formeel moet regelen. Dit hoeft niet te gaan via gekozen raden, maar ook  door vertegenwoordigers van de verschillende taakgroepen. Het eerder besproken voorbeeld uit de Nijmegen School of Management is hier een illustratie van. De leden zullen tevens besluiten over het leiderschap van de eenheid. Vertegenwoordigers van de taakgroepen kunnen bijvoorbeeld een bestuur vormen dat uit hun midden een dagelijks bestuur kiest.

5. Hogere bestuurlijke echelons

De invoering van zelfsturing op basisniveau heeft gevolgen voor de wijze waarop een instelling als geheel is georganiseerd. Ook al is de uitkomst een federatieve structuur, een universiteit zal altijd behoefte hebben aan de ontwikkeling van uitgangspunten op het gebied van missie, kwaliteit en personeelsbeleid. Het is zeer wel denkbaar dat de leden van de academische gemeenschap hiertoe een soort parlement kiezen.

Al met al wordt het er een stuk leuker op. Toch? Volgende week een aantal voorbeelden van organisaties die zelforganisatie en -bestuur met succes toepassen.

Een sterk trio: democratie, decentralisering en autonomie

4 Jul

In essentie betekent democratie dat het volk beslist. Het is een hele opgave om dat in de praktijk te organiseren. Dat heeft de geschiedenis wel uitgewezen. Democratie alleen is dan ook niet voldoende. Decentralisering en autonomie mogen niet ontbreken.

Democratie

De meeste mensen associëren democratie met parlementaire democratie: We stemmen eens in de zo veel jaren op een partij en die zorgt voor de rest. Tot een halve eeuw geleden hield democratie bovendien op aan de poort van bedrijven en instellingen. De wet op de ondernemingsraden (1971) bracht daar verandering in, al is er een wezenlijk verschil: Vertegenwoordigende organen in het openbaar bestuur hebben zeggenschap. Een ondernemingsraad heeft medezeggenschap.

Onderwijs - democratisering organogramAangezien deze wet niet van toepassing was op universiteiten, kon daar een autocratisch gezag ontstaan waartegen in de jaren ’60 werd geprotesteerd. Dit geschiedde met de roep om meer democratie. Deze roep werd verrassend snel gehonoreerd via de WUB, een wet die het bestuur van universiteiten vormgaf naar analogie van het openbaar bestuur. Hiermee kregen medewerkers en studenten de zeggenschap over onderwijs en onderzoek.

De aandrang om deze situatie te veranderen werd steeds krachtiger en met de aanvaarding van de MUB in 1997 werd status aparte van de universiteiten opgeheven. De MUB werd  hiermee symbool van de afbraak van de democratie op de universiteit, te meer daar de bevoegdheden van de nieuw ingestelde medezeggenschapsorganen drastisch beperkt werden.

Decentralisering

Decentralisering is het onderscheiden van verschillende niveaus binnen een te besturen entiteit (land, organisatie). Democratisering en decentralisering bestaan onafhankelijk van elkaar. Een autocratische heerser kan diens rijk (of bedrijf) indelen in provincies of divisies en daar een vazal aan de macht brengen. Het doorslaggevende motief is dan doelmatigheid (‘span of control’). Maar decentralisering binnen een democratische organisatie kan de democratie versterken. De onderstaande matrix geeft de vier ideaaltypische mogelijkheden aan bij het combineren van democratisering en decentralisering. Deze matrix is ook van toepassing op bedrijven en instellingen.

Democratie en decentralisering
Decentralisering binnen democratieën leidt ertoe dat méér beslissingen op een ‘decentraal’ niveau (gemeente of afdeling) genomen worden. Het als gevolg dat betrokkenheid van ‘het volk’ en daarmee het democratisch gehalte van de besluitvorming toenemen. Vaak wordt hierbij het subsidiariteitsbeginsel gehanteerd: de overheid neemt slechts initiatieven waar individuen en private organisaties niet in staat blijken de problemen zelfstandig op te lossen. Hetzelfde geldt binnen organisaties: Besluiten worden genomen op het laagste niveau, tenzij deze ingaan tegen op hoger niveau geformuleerde gezamenlijke uitgangspunten (waaronder efficiency). Helaas zijn er veel voorbeelden van ‘valse democratisering’: taken en verantwoordelijkheden worden gedecentraliseerd, maar bevoegdheden niet. Veel ‘zelfsturende teams’ zijn hieraan ten gronde gegaan.

Autonomie

Organisatie - autonomie1Naarmate het centrale principe van principe van democratie ‘het volk beslist’ op een lager niveau wordt toegepast, ontstaan er ruimere mogelijkheden om hieraan inhoud te geven dan via vertegenwoordigende organen. De meest vergaande vorm is autonomie in de vorm van zelforganisatie en zelfbestuur. Het gaat daarbij om de mobilisatie van de capaciteit van individuen om zelf beslissingen te nemen, al dan niet samen met anderen. Een groeiende groep bedrijven en instellingen stapt over op zelfbestuur en –organisatie[1]. Hierover volgende keer meer.

Democratie en autonomie staan niet op gespannen voet als het begrip democratie wordt opgevat als ‘het volk beslist’. Wie democratie binnen een bedrijf of instelling verengt tot de aanwezigheid van gekozen (mede)zeggenschapsorganen creëert wel een spanningsveld tussen democratie en autonomie. De kans is groot dat zo’n gekozen raad en medewerkers die hun werk grotendeels zelf willen inrichten, elkaar in de wielen rijden.

Organisatie - decentralisering 1Medezeggenschapsraden binnen universiteiten nemen een lastige positie in. Hun invloed is beperkt, wat tot aanhoudend gesteggel leidt over procedurele aangelegenheden. De ‘achterban’ herkent zich maar zeer ten dele in zijn vertegenwoordigers. Aan de andere kant voelen leden van medezeggenschapsraden zich maar al te vaak goed thuis aan de vergadertafel met de directie en ze stapelen zittingstermijn op zittingstermijn[2].

In kennisorganisaties als universiteiten en hogescholen is zelforganisatie- en besturing (autonomie) op het laagste niveau een superieure wijze om de betrokkenheid van medewerkers (en studenten) te organiseren. De rol van ‘leidinggevenden’ wordt dan veel minder prominent omdat er deels sprake is van gedistribueerd leiderschap[3] en voor élke medewerker en student geldt dat de zeggenschap over de eigen werkzaamheden en de betrokkenheid bij de decentrale eenheid als geheel wordt vergroot.

ZelforganisatieHolacracy– en besturing op het laagste niveau heeft gevolgen voor de manier waarop de besturing op hogere organisatieniveaus wordt ingericht. Holacratie is het verst uitgewerkte model hiervoor. In dit model bestaat elk bedrijf of instelling over een aantal zelfstandig functionerende basiseenheden (‘holos’), hierin heeft iedereen een taak die hij/zij zo veel mogelijk zelfstandig uitvoert. De basiseenheden beslissen zelf over de manier waarop zij de werkzaamheden intern afstemmen. Vertegenwoordigers van basiseenheden komen geregeld bijeen en in geval van grote organisaties is daarboven nog een coördinerend orgaan.

Kortom. Er is alle reden om het democratisch gehalte van universiteiten en hogescholen te verbeteren. Medezeggenschap alleen is hiervoor onvoldoende.

[1] Zie: Frederic Laloux Reinventing Organizations. (ook in het Nederlands): Het Eerste Huis, 2015. Dit boek plaatst de ontwikkeling van zelfmanagement in een evolutionair perspectief. De auteur laat zien dat alle voorgaande organisatievormen functioneel waren in hun tijd, maar door de ontwikkeling van de samenleving achterhaald zijn.

[2] Een schrijnend relaas is op 22 juni 2016 gepubliceerd in de Volkskrant over de meer dan goede samenwerking tussen de (voorzitter van de) ondernemingsraad van de Landelijke politie en de hoogste politiebaas. Downloaden: https://www.dropbox.com/s/0jz9atyaffeifp8/Inspraak_in_luxe%2C_met_dank_aan_de_blauwe_baas.pdf?dl=0

[3] Een grondige bedrijfskundige uitwerking van het principe van gedistribueerd leiderschap is te vinden in: George Romme: The quest for professionalism. The case of management and entrepreneurship. Oxforf University Press 2016.