Archief | oktober, 2016

Staat de Universiteit van Amsterdam aan de vooravond van ingrijpende veranderingen?

25 Okt

optochtwebBijna een jaar geleden begon de commissie Democratisering en Decentralisering (commissie D&D) van de Universiteit van Amsterdam (UvA) haar werkzaamheden. Ze heeft zojuist jaar eindrapport gepresenteerd[1]. De instelling van deze commissie was een van de afspraken die college van bestuur, actiegroepen en medezeggenschap na de bezetting van het Maagdenhuis hebben gemaakt. Doel was te komen tot een meer democratisch functionerende en minder top-down bestuurde universiteit. Het zou niet zo maar een commissie moeten zijn; ze zou zich breed moeten oriënteren op wat onder medewerkers en studenten leeft en de hele universitaire gemeenschap zou zich in een referendum moeten kunnen uitspreken over de voorstellen van de commissie. Het college van bestuur zegde toe zich aan de uitslag te committeren, mits deze eenduidig is en binnen de wet blijft.

Probleemanalyse

De commissie heeft bij de aanvang van haar werkzaamheden met honderden medewerkers en studenten gesproken en ze heeft zich verdiept in alles wat er voor tijdens en na de bezettingsacties is geschreven. Ze heeft enig onderzoek laten verrichten en een tweetal projecten uitgevoerd. Uit dit alles bleek dat de universiteit inderdaad veel problemen heeft maar dat er ook grote verschillen zijn in de weging en de benoeming daarvan. Deze verschillen bestaan tussen maar vooral ook binnen faculteiten.

downtopwebDe problemen binnen de UvA kunnen worden verdeeld in twee categorieën: Problemen met betrekking tot beleid en problemen met betrekking tot organisatie en bestuur. Wat de problemen met beleid betreft, hiertoe horen onder andere het feit dat meer dan de helft van het personeel in tijdelijke dienst is en weinig uitzicht heeft. Maar het gaat ook om het sterk doorgevoerde rendementsdenken en de weinig gelukkige activiteiten van achtereenvolgende colleges van bestuur op het gebied van fusie en samenwerking met de Hogeschool van Amsterdam en de Vrije Universiteit.

De bestuurs- en organisatieproblemen betreffen een tekort aan medezeggenschap en een tekort aan autonomie. Het tekort aan medezeggenschap verwijst onder andere naar de beperkte bevoegdheden van ondernemings- en studentenraden, het gebrek aan communicatie met de achterban en het als zodanig ervaren gebrek aan ondersteuning en informatie. Overigens vindt een aantal medewerkers en studenten dat de medezeggenschap gewoon slecht functioneert. Het tekort aan autonomie heeft betrekking op de vergaande mate van bemoeienis met onderzoek en met name onderwijs door het college van bestuur en de decanen van faculteiten en de door hen aangestelde directeuren. Dit probleem werd nagenoeg door alle medewerkers en studenten beaamd.

topdowntafelDe commissie is ingesteld om voorstellen te doen om problemen met betrekking tot organisatie en bestuur aan te pakken, maar gaandeweg raakte ze ervan overtuigd dat beleidsproblemen en bestuursproblemen nauw samenhangen en deels een gemeenschappelijke oorzaak hebben. De medezeggenschap is in de afgelopen jaren niet bij machte geweest om het beleid dat op centraal en facultair niveau bij te sturen. Tegelijkertijd ontaardden veel discussies tussen bestuurders en medezeggenschap in proceduredebatten in plaats dat men zich gezamenlijk beraadde over de koers die de universiteit zou moeten varen. Sommigen spreken in dit verband over een slechte bestuurscultuur. De commissie concludeert daarom dat haar voorstellen een perspectief moeten bieden op de oplossing van zowel beleids-, bestuurs- en organisatieproblemen. Daartoe doet de commissie vier voorstellen.

  1. Senaat nieuwe stijl

De meeste universiteiten hebben een senaat. Deze  adviseert het college van bestuur over onderwijs en onderzoek. De samenstelling gebeurt doorgaans door coöptatie. Haar adviezen zijn daarom vooral representatief voor de senaat zelf. De New York City University (40.000 studenten en 10.000 medewerkers) heeft ook een senaat, maar die representeert alle geledingen van de universiteit, inclusief college van bestuur en decanen. Het aantal leden is dan ook meer dan honderd. De senaat adviseert over belangrijke beleidsuitgangspunten en stelt commissies in om deze adviezen voor te bereiden. De commissie D&D adviseert zo’n soort senaat ook in te stellen aan de UvA. Het is een deliberatief forum dat zich uitspreekt over de koers van de universiteit, de waarden en doelen die aan het beleid ten grondslag liggen en die de huidige problemen tegen het licht houdt. De commissie D&D vraagt in het referendum aan de universitaire gemeenschap zich uit te spreken over de wenselijkheid van een senaat nieuwe stijl.

  1. Charter van de Universiteit van Amsterdam

diversiteitwebHet is de taak van de senaat nieuwe stijl om de belangrijkste waarden en doelen van de UvA te bediscussiëren en vast te leggen. De commissie heeft D&D heeft voorzet gegeven door een achttal kernwaarden te formuleren, te motiveren en met voorbeelden te adstrueren hoe deze kunnen bijdragen aan de oplossing van de huidige problematiek. Het charter bevat normerende uitspraken over de relatie tussen universiteit en samenleving, over de relatie tussen onderwijs en onderzoek, over het versterken van de universiteit als academische gemeenschap en over de manier waarop de universiteit bestuurd en georganiseerd zou moeten worden. De commissie D&D legt deze eerste aanzet tot een charter aan de universitaire gemeenschap voor met de vraag of dit een bruikbaar uitgangspunt vormen voor het beleid en bestuur in de toekomst.

screenshot

  1. Een nieuw bestuursmodel

De commissie heeft drie modellen uitgetekend van een meer democratische en gedecentraliseerde bestuursstructuur dan de huidige. Deze laatste vormt het vierde model (zie bovenstaande afbeelding). De verschillen tussen de modellen zijn te herleiden op keuzen binnen zes verschillende thema’s, zoals democratisering van het centrale niveau, de organisatie van het decentrale niveau, democratisering op het decentrale niveau maar ook het voortbestaan van faculteiten. Deze keuzen binnen de zes thema’s hangen samen met het feit dat sommige waarden die in het charter beschreven staan, belangrijker worden geacht dan andere. Wie binnen elk van de onderscheiden thema’s dezelfde accenten legt komt uit bij een van de vier modellen. Wie meer eclectisch te werk gaat ontwerpt zelf een ‘regenboogmodel’. De commissie D&D legt de zes thema’s aan de universitaire gemeenschap voor en vraagt binnen elk van deze thema’s een keuze te maken.

  1. Verbeteringen op korte termijn

Onderwijs - democratisering organogramDe democratie binnen de universiteit zou al gebaat zijn met de doorvoering van een reeks relatief kleine veranderingen, zoals tegengaan van stapelen van functies in de medezeggenschap, opnemen van rollen in de medezeggenschap in het functieordeningsysteem, gebruik van digitale hulpmiddelen om besluiten snel te communiceren en vaststelling van onderwijs- en examenreglementen op opleidingsniveau. De commissie adviseert aan alle esturen en raden  om deze voorstellen op korte termijn te bespreken en in te voeren. Ze maken geen deel uit van het referendum.

Hoe verder?

De commissie kijkt met spanning uit naar de discussie die haar rapport zal losmaken en naar de uitkomst van het referendum. Wil het referendum van enigerlei waarde zijn dan moet de opkomst onder studenten rond de 10% zijn. Als dat het geval is, blijkt onder andere hoe groot het draagvlak binnen de universitaire gemeenschap is voor verandering en welke koers daarbij de voorkeur heeft.

Maar de commissie verwacht ook dat het rapport binnen andere universiteiten en door de politiek wordt gelezen. Het mag in andere universiteiten meestal minder heftig toe gaan dan aan de UvA; veel van de beschreven problemen zijn ook daar aan de orde. Het belang van de oplossingen die de commissie D&D aandraagt reikt daarom veel verder dan de UvA alleen.

Het lidmaatschap van de commissie D&D was een boeiend proces. Dit betrof in de eerste plaats het kennisnemen van de veelheid aan denkbeelden vanuit de universitaire gemeenschap maar zeker ook het ontwikkelen van een eensluidend standpunt binnen de commissie over de interpretatie van wat we allemaal hoorden en lazen. Uit het feit dat het rapport er ligt mag iedereen terecht afleiden dat dit is gelukt.

[1] Het eindrapport, getiteld Een universiteit van waarde(n) is te vinden op de website van de commissie Democratisering & Decentralisering: http://commissiedd.nl/wp-content/uploads/2016/10/Eindrapport-Commissie-Democratisering-Decentralisering-1.pdf

 

Herontwerpen van organisaties. Van bovenaf of van onderop?

16 Okt

Elk jaar publiceert Deloitte University een nieuwe editie van Human Capital Trends[1], waarvoor dit jaar 7000 leidinggevenden uit 140(!) landen een enquête invulden. Thema is de nieuwe organisatie. Norganisatie-leiderschap-3a jarenlang vruchteloos proberen om de betrokkenheid van het personeel te vergroten, leiderschap te versterken en te bouwen aan een nieuwe cultuur, is maar liefst 92% van de leidinggevenden overtuigd van de noodzaak om hun bedrijf of instelling zelf te
herontwerpen. De reden die ze daarvoor opgeven is dat millennials zich lastig zouden voegen in een traditionele functionele en hiërarchische organisatie (en zij niet alleen). Ook de nieuwe mogelijkheden van ICT en de noodzaak om veel sneller op externe veranderingen te reageren spelen een rol.

De nieuwe organisatie is gebaseerd op genetwerkte teams waarvan zowel het takenpakket als de samenstelling geregeld veranderen. Terecht benadrukt het rapport dat voor deze organisaties een ander soort leidinggevenden nodig is en het vertelt met instemming het verhaal van een bedrijf dat zijn 500 directeuren naar een intensieve training stuurde. Toen ik dat las, sloeg de twijfel toe.


Organisatie - Laloux reinventing organizationOver de noodzaak om de organisatie van instellingen te veranderen zijn talloze min of meer wetenschappelijke publicaties verschenen. Een kleine selectie: Als eerste noem ik het boek van Ricardo Semler over diens Braziliaanse bedrijven[2]. In 2014 verscheen Unboss, een boek vol praktische aanwijzingen om de rol van het management te verminderen en de regelbevoegdheid van medewerkers op de werkvloer uit te breiden[3]. Het meest gelezen boek op dit ogenblik is Frederic Laloux’ Reinventing Organizations[4]. De auteur laat zien dat alle voorgaande organisatievormen functioneel waren in hun tijd, maar door de ontwikkeling van de samenleving achterhaald zijn. Het boek Holacracy is het meest technisch; het behandelt tot in detail hoe zelforganisatie kan worden georganiseerd[5]. Tenslotte, Freedom, Inc. van Isaac Getz en Brian Carney[6]. Dit boek is gebaseerd op vijf jaar veldwerk in 25 bedrijven met een vergaande mate van zelforganisatie en –sturing.

organisatie-zelfmanagement-2Alle genoemde boeken benadrukken de noodzaak van een ander soort leiderschap. Zij zoeken dit vooral in de vervanging van gepersonaliseerd door gedistribueerd leiderschap. Daarbij verdelen teamleden leidinggevende taken en iedereen doet waar hij of zij goed in is. Een van de medewerkers neemt bijvoorbeeld beheerstaken op zich, een ander treedt op als coach en weer iemand anders vertegenwoordigt het team extern[7]. Het zetten van deze stap vraagt uiteraard meer dan alle directeuren op cursus te sturen. Immers, de meeste zullen geen directeur meer zijn.

organisatie-zelfmanagement-1In het ontwerpen van organisaties zijn grofweg twee benaderingen mogelijk. De eerste start onderop vanuit de taken die geklaard moeten worden en bouwt daarop verder. Uitgangspunt is dat medewerkers zo veel mogelijk zelf kunnen beslissen. De tweede start vanuit het (top)management en gaat na hoe de ‘bestuurbaarheid’ van de organisatie kan worden verbeterd. Ook deze aanpak heeft gevolgen; het middenmanagement wordt vaak weggestreept, en daarvoor in de plaats komen nieuwe leidinggevenden die – zoals dat heet – de teams moeten mobiliseren, organiseren, motiveren en coachen.

Beide benaderingen vertegenwoordigen verschillende vormen van denken. Het lijkt erop dat Deloitte ze gelijktijdig toepast. Design thinking wordt gebruikt om nieuwe teams in te richten en tegelijkertijd wordt daar overheen een leiderschapsstructuur geprojecteerd uitgaande van het ‘oude’ planning & control denken. Taken en verantwoordelijkheden worden gedecentraliseerd; bevoegdheden veel minder.

Mogelijk kan Deloitte ook niet veel anders. Het geven van organisatieadviezen is voor deze organisatie spitsroeden lopen. Het zijn immers de directeuren die Deloite opdrachten geven en je kunt deze groep daarom niet zo maar wegdefiniëren. Toch hoop ik dat Deloite’s adviezen weerklank krijgen in bedrijven en instellingen waar zelfmanagement een stap te ver is.

In essentie is het herontwerp dat Deloitte voorlegt is gebaseerd op onderstaande principes:

  • Groepen van medewerkers vormen klant-, product-, markt- of missie-georiënteerde teams, geleid door experts in plaats van professionele managers.
  • Teams formuleren eigen doelen en ze nemen eigen beslissingen binnen de context van een overkoepelend plan of strategie
  • Aan functiegroepen gekoppelde informatie wordt vervangen door integrale informatie.
  • Werken in teamverband wordt intensief begeleid en getraind; tussen teams worden liason officers benoemd
  • Functiebeschrijvingen vermelden geen takenpakket maar competenties
  • Boventallige managers verrichten taken op het gebied van planning, strategie en communicatie

organisatie-intrepreneurship-2

Deze aanpak kan een stap zijn richting zelfmanagement, maar er schuilen minstens vier gevaren in:

  • De nadruk op teamleiders met veel inhoudelijke ervaring kan er toe leiden dat medewerkers altijd naar ‘Het Grote Voorbeeld’ kijken en initiatieven achterwege laten. Als gezegd, leiderschap heeft vele facetten en die hoeven niet door een persoon te worden vervuld.
  • Ontwikkeling van ‘ondernemende’ en initiatiefrijke teams veronderstelt een ruime mate van bewegingsvrijheid. Zij moeten zelf hun doelen stellen en daarover overeenstemming bereiken met de leiding van de organisatie. Nog beter is als zij zelf invloed hebben op de strategie van het bedrijf of de instelling.
  • Voorkomen moet worden dat ‘boventallige’ leidinggevenden een vijfde colonne vormen en – net als voorheen – de strategie van een bedrijf of instelling bepalen. Beter is als zij taken zoeken binnen de teams en daar hun expertise inbrengen.
  • De keuze voor een organisatie met teams die zelfs maar ten dele autonoom zijn, heeft grote gevolgen voor de rest van de organisatie. CEO’s die 50 tot 100 maal meer verdienen dan de gemiddelde werknemer zijn uit den boze.

In een volgende blogpost ga ik in op de gevolgen voor de leiderschapsindustrie en om het nog één keer zo te noemen, het human resource management.

[1] Je kunt het rapport hier lezen of downloaden: https://goo.gl/Lp2gVF. Deze site bevat tevens verschillende korte filmpjes. Het rapport bevat veel meer facetten dan hier worden besproken.

[2] Ricardo Semler: Semco stijl, Boekerij 2013

[3] Lars Kolind & Jacob Botter: Unboss, Vakmedianet Management, 2014

[4] Frederic Laloux: Reinventing organizations (ook in het Nederlands): Het Eerste Huis, 2015

[5] Brian Robertson: Holacracy, Atlas Contact, 2015

[6] Isaac Getz & Brian Carney: Freedom, Inc. Die Keure, 2014.

[7] Zie het recente boek van de TUe-hoogleraar Sjoerd Romme: The Quest for Professionalism; the case of management and entrepreneurship, Oxford University Press 2016.

Het innovatiespook

8 Okt

In verschillende blogposts, zoals Stop de innovatiegekte[1], Vooruit en achteruit innoveren[2] en Niet innovatie maar missie bepaalt of bedrijven zullen overleven[3] heb ik mij kritisch uitgelaten over innovatie. Ik zie overigens het belang van de ontwikkeling van nieuwe of verbeterde goederen terdege in. In deze blogpost sta ik – ook niet voor het eerst – stil bij innovatieratings. Dit naar aanleiding van de publicatie van de Global Innovation Index 2016[4]. De validiteit van deze en soortgelijke ratings is naar mijn mening vrijwel nihil; ze verklaren niets en ze zijn ongeschikt als basis voor beleid.

images-2

In de Achterhoek wordt soms met enige huiver over ‘witte wieven’ gesproken. Dat zijn flarden grondmist, waarin onze voorouders spoken zagen. Innovatieratings lijken daarop: Ze zijn niet wat je denkt. Je denkt dat je met innovatie te maken hebt, maar het gaat om iets anders.

Innovation is …..the implementation of a new or significantly improved product (good or service), a new process, a new marketing method or a new organizational method in business practices, workplace organization, or external relations[5].

Echter, zo stellen de makers van de Global Innovation Index, gegevens om deze definitie op het niveau van landen te operationaliseren ontbreken. Jammer, denk je dan. Dan maar geen rating. In plaats daarvan gebruiken de makers gegevens over ‘het klimaat’ waarin innovatie gedijt en ‘de infrastructuur’ die voor innovatie nodig is. In totaal ruim 80 variabelen, die geordend zijn in een aantal pijlers en sub-pijlers (Zie de onderstaande figuur).

screenshot-2

Het manco van deze werkwijze is dat voor elke variabele wel een relatie met innovatie te bedenken is. Zo’n relatie kan echter net zo goed worden beredeneerd tussen elk van deze variabelen en concurrentiekracht, groeipotentieel of zelfs welzijn. Het is niet toevallig dat een andere prestigieuze rating, de Global Competitiveness Index 2015 – 2016[6] deels dezelfde variabelen gebruikt, maar dan als indicatoren van de concurrentiekracht van landen. Maar hoe die beïnvloeding precies gaat, hoe de variabelen op elkaar inwerken, en welke het meeste gewicht in de schaal leggen, blijft buiten beschouwing. De innovatierating zegt nog het meest over de welvaart van landen. Uit onderstaande figuur blijkt dat de innovatie-indices sterke samenhang vertonen met het bruto nationaal product. Dat ligt voor de hand: Hoe welvarender een land is, hoe meer middelen er zijn om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen en deze leiden op hun beurt weer tot toename van de welvaart.

screenshot

Een opvallende uitzondering op de regel dat innovatie-indices en welvaart nauw samenhangen is China. Dit land is opgeklommen naar de 25ste plaats van de index, terwijl het tot de landen met een hoger-middeninkomen behoort. Alle andere landen op de plaatsen 1 – 34 behoren tot de hoogste inkomensgroep. China heeft deze hoge score te danken aan de omvang van leningen aan de private sector (een bedenkelijk gegeven!), de hoeveelheid verhandelde aandelen, de omvang van de thuismarkt, de investeringen in R&D, de import en export van technisch-geavanceerde producten (niet noodzakelijkerwijs innovatief, denk aan de export naar Afrika) en de hoeveelheid in eigen land geregistreerde patenten. Niet onmiddellijk zaken waaraan je denkt bij innovatie.

Een ander voorbeeld is Nederland. Dit land neemt de 9de plaats in. Vorig jaar was dat nog de 4de plaats. De teruggang komt vooral doordat een aantal nieuwe indicatoren nadelig voor Nederland  uitpakt. Deze plaats is toe te schrijven aan hoge scores op de volgende indicatoren: De effectiviteit van onze overheid, de naleving van de wet, de efficiëntie van transport en vervoer, het grote aantal domeinregistraties, het aantal uploads op youtube (sic), de kennisintensieve werkgelegenheid (hiertoe behoren managers, ambtenaren en alle vormen van professionals), de samenwerking tussen universiteiten en bedrijven en de rol van ICT bij nieuwe business- en organisatiemodellen. Typerend voor een postindustriële samenleving, maar ook weer niet hetzelfde als innovatie.

Het bezwaar tegen het rapport is dat het innovatieve karakter van een land gelijk wordt gesteld aan de optelsom van scores op een reeks indicatoren van uiteenlopende aard, waarvan de keuze niet nader wordt beredeneerd. De processen die schuilgaan achter de score van China zijn echter van totaal andere aard dan die achter de score van Nederland en dat geldt voor alle landen. De enige zekerheid is dat hoe welvarender een land is, hoe hoger de score.

Wie door de bossen in de Achterhoek loopt en witte flarden ziet, twijfelt er niet aan dat het mist is. Wie innovatieratings ziet, doet er verstandig aan hetzelfde te doen.

[1] 14 november 2013: http://wp.me/p32hqY-61

[2] 5 maart 2015: http://wp.me/p32hqY-bs

[3] 25 februari 2016: http://wp.me/p32hqY-sA

[4] De ‘Global innivation index 2016’ kan hier ingezien of gewownload worden: https://www.globalinnovationindex.org/gii-2016-report

[5] Gangbare definitie ontleend aan de Oslo Manual, die ook de makers van de Global Innovation Index gebruiken.

[6] Bekijken en downloaden: http://reports.weforum.org/global-competitiveness-report-2015-2016/