Destroy the concept of CEO (Veneet Nayar, CEO HCL Technologies)
De nevenstaande grafiek toont de groei van het aantal managers vergeleken met die van de rest van de werkgelegenheid in de VS. De VS kent op een totale beroepsbevolking van 135 miljoen (exclusief agrarische sector en zzp’ers) 18,5 miljoen managers en bestuurders. Daarbij komt 5,3 miljoen fte ondersteunend personeel. Samen goed voor 30% van de totale salariskosten. Managers zijn bovendien verantwoordelijk voor ontelbare regels, procedures, formulieren, vergaderingen en een onophoudelijke stroom van berichten[1]. Deloitte schat dat de gemiddelde werknemer zonder managementtaken hiermee 6,5 uur in de week bezig is[2].
Het zou kunnen dat de bureaucratie noodzakelijk is om bedrijven en organisaties goed te laten functioneren. Immers doordachte structuren, planning & control systemen en procedures kunnen de productiviteit verhogen en de kwaliteit verbeteren. Om dit te onderzoeken hebben Gary Hamel en Michele Zanini een vergelijking gemaakt met een aantal post-bureaucratische bedrijven en organisaties. Deze hebben bewust het aantal managers verminderd en gekozen voor een vergaande mate van zelforganisatie. Het gaat onder andere om: Morning Star (voeding), Nucor (staal), WL Gore (vezels), Svenska Handelsbanken, Sun Hydraulics en Buurtzorg Nederland. Gemiddeld besteden deze bedrijven en organisaties 50% minder tijd aan management en administratieve ondersteuning. Bovendien boeken zij uitstekende (financiële) resultaten.
Hamel en Zanini hebben een berekening gemaakt wat het halveren van het management en het afschaffen van overbodige procedures oplevert[3]. Zij komen alleen al voor de VS uit op een bedrag van $3 triljoen per jaar, dat gebruikt kan worden voor productieve arbeid. Hiermee zou de jaarlijkse stijging van de productiviteit opgevoerd kunnen worden van 1,3% naar ongeveer 2,5%.
Hoe komt het dat traditionele bedrijven en organisaties zo veel meer managers lijken nodig te hebben dan moderne post-bureaucratische organisaties?
De meeste bedrijven zijn in de 20ste eeuw groot geworden dankzij massaproductie tegen zo laag mogelijke kosten in een relatief stabiele markt. Voor dit doel was functionele differentiatie (afzonderlijke units voor onderzoek, inkoop, productie, verkoop en service) het meest geschikt. De rol van management was afstemming van de productie binnen de units en zorgdragen dat exact volgens de specificaties werd gewerkt. Planning & control systemen, strikte toedeling van taken, competentiemanagement en centralisering droegen bij aan dit doel.
Tegen het einde van de 20ste eeuw veranderen de markten steeds sneller en differentiatie van de vraag leidt tot productdifferentiatie en kort-cyclische productieprocessen. De vraag naar kwaliteit, design stijgt en de wens van klanten on zich te onderscheiden leidt tot meer vraag naar technologisch hoogwaardige en innovatieve producten en diensten. De ontwikkeling daarvan is niet meer overwegend afhankelijk van R&D: Klanten worden bij het ontwerp (en de financiering) van nieuwe producten en diensten betrokken. Het kennisniveau van de medewerkers én hun mondigheid neemt toe.
In deze situatie kan worden gekozen voor geïntensiveerde coördinatie vanuit de top of vergaande decentralisering van verantwoordelijkheden.
Voor de eerste weg is verdere groei van managementfuncties onvermijdelijk. Voorts is het nodig aanvullende structuren in het leven te roepen zoals matrixorganisaties, cross-units afdelingen en share service centers. Verder veel vergaderingen en emailverkeer. Tegelijkertijd zal ook de spanning toenemen tussen de eisen die planning & control stellen en de wensen van creatieve en innovatieve medewerkers die met een vernieuwend aanbod van producten en diensten, deels experimenterend (‘minimal viable solutions’) houvast in de dynamische markt zoeken.
De tweede weg is de ontwikkeling van relatief autonomie bedrijven en instellingen of van units daarbinnen, die zorgdragen voor een passend aanbod voor specifieke markten, gegeven het feit dat deze markten zelf ook weer snel veranderen. Sleutelwoorden zijn aanpassingsvermogen, creativiteit en flexibiliteit, volgens sommigen samengevat als een ‘agile’ productorganisatie.
Ondanks allerlei verschillen zijn de gemeenschappelijke kenmerken van deze organisaties:
- Kleine autonome teams die sleutelbeslissingen kunnen nemen.
- Medewerkers ontvangen een (vaak gelijke!) winstuitkering. Er is geen systeem van bonussen.
- Functies zijn slechts globaal beschreven. Taken en rollen worden tijdelijk vastgesteld.
- Veel investeringen in kennis en vaardigheden van personeelsleden, ook leidinggevende competenties.
- Sterk beroep op gedeelde normen en gevoel voor verantwoordelijkheid.
- Vereenvoudigd budgetteringssysteem.
Gaat het bestaande systeem ooit veranderen?
De bureaucratie was functioneel voor de bedrijfsvoering in de vorige eeuw. De functionaliteit thans schuilt vooral in het belang dat het hogere management er zelf bij heeft (macht, rijkdom, invloed en status). Een belangrijke impuls tot verandering zal uitgaan van de ontwikkeling van post-bureaucratische organisaties. Naarmate deze winstgevender worden, aantrekkelijker zijn voor medewerkers en sympathieker zijn in de ogen van de klanten, neemt de roep om verandering vin binnenuit (ondernemingsraden en aandeelhouders) toe. Ook slaat de stemming in het business ecosysteem om: Business scholen wijzen steeds meer op de noodzaak van flexibele productie en autonome units en verlichte CEO’s met een langetermijnvisie worden champions van verandering, zoals Veneet Nayar (HCL technologies) die stelt We need to destroy the concept of the CEO en Zhang Ruimin, eigenaar van Haier: Everybody will be a CEO.
De bestaande managementcultuur is op lange termijn niet alleen slecht voor de winstgevendheid van bedrijven, ze maakt de werknemers nog ziek ook. Daarover in een volgende post.
[1] Het kan nog erger: Volgens het CBS kent alleen Nederland 2,5 miljoen managers. Het aantal algemeen directeuren is tussen 2004 en 2014 met 63% gestegen. https://decorrespondent.nl/3209/waarom-er-meer-managers-zijn-dan-ooit-ondanks-alle-powerpoints-die-het-tegendeel-beweren/123370005-7121165d
[2] Deze post is voor een belangrijk deel gebaseerd op en paper van Gary Hamel en Michele Zanini: The $3 Trillion Prize for Busting Bureaucracy: http://www.garyhamel.com/sites/default/files/uploads/three-trillion-dollars.pdf. Dit paper bevat tevens veel informatie over een aantal post-bureaucratische bedrijven. Een hiervan afgeleide kort maar krachtige column is te vinden op: https://goo.gl/u3n3zs
[3] Onderzoek van Deloitte wijst uit dat van alle administratieve procedures waarmee medewerkers zich bezighouden, 25% zonder enig bezwaar afgeschaft kan worden. Volgens het management zelf!
Betrokken wetenschap 
2 gedachten over “Het uitdijende management”