Enige tijd geleden publiceerde ‘The economist” een column, getiteld ‘Decluttering the company”[1][2]. Sommige productiebedrijven hebben de afgelopen 25 jaar met veel succes hun werkwijze ‘lean’[3] gemaakt. Dit proces is echter aan de meeste organisaties voorbijgegaan. In plaats daarvan is sprake van toenemende ‘organisational clutter’ of ‘verrommeling’: Eindeloze vergaderingen, onafzienbare hoeveelheden emails, uitdijende regelgeving en steeds meer managers houden medewerkers van hun werk en remmen hun creativiteit. Verwezen wordt naar onderzoek van Harvard professor Theresa Amabile: “Clutter is taking a toll on both morale and productivity…. Creativity felt markedly if working days were punctuated by meetings.”
De column in ‘The economist’ heeft tot een stortvloed aan instemmende reacties geleid. Volgens Katharina Watson is het in het onderwijs nog erger[4]: “The most debilitating form of clutter is organizational complexity.” De Boston Consulting Group valt haar hierin bij door te stellen dat onderwijsorganisaties de afgelopen 50 jaar zes keer ingewikkelder zijn geworden: Het aantal managementlagen, het aantal managers en het aantal coördinerende organen is toegenomen, de bureaucratie is versterkt, het aantal doelstellingen dat simultaan bereikt moet worden is verveelvoudigd en de omvang van de interne communicatie is geëxplodeerd maar het gevoel van niet te worden geïnformeerd is toegenomen[5].
Vraag een willekeurige universitaire docent wie de baas is. Sommigen – waarschijnlijk degenen met het grootste aantal dienstjaren – halen hun schouders op, alsof het antwoord er iets toe doet. Anderen kunnen zo tien bazen noemen: de voorzitter van de leerstoelgroep, het hoofd van vakgroep of departement, de directeur beheer, de opleidingsdirecteur van de bachelor, de opleidingsdirecteur van de master, de directeur onderwijs, de directeur onderzoek, de voorzitter van de faculteitsraad en de decaan. Ook spelen ook de voorzitter van de onderwijscommissie en die van de examencommissie een geduchte rol. En dan hebben we het alleen over de faculteit.
In de jaren ’90 voerden veel onderwijsorganisaties een matrixstructuur in. Organisatiekundigen waarschuwden toen al voor het complexe karakter daarvan. Inmiddels hebben we drie- of vierdimensionale matrixen nodig om de besturing te visualiseren.
De toegenomen complexiteit van de universiteit gaat hand in hand met de hoeveelheid verschillende taken die medewerkers verrichten. Vraag ook eens aan medewerkers op te schrijven wat ze allemaal doen. Daar zijn ze wel even mee bezig: lesgeven in drie tot vijf vakken in verschillende bachelor- en masteropleidingen, ontwikkelen van nieuwe cursussen, scripties begeleiden, lidmaatschap van diverse commissies, begeleiden van promovendi, externe voorlichting geven, deelnemen aan docententrainingen, vergaderingen bijwonen en veel bilateraal overleg, overleggen met partijen in de regio, contacten onderhouden met buitenlandse universiteiten, studenten te woord staan, eindeloos mailen en zich profileren op sociale media. Daarnaast doen ze onderzoek, hetgeen eveneens uiteenlopende werkzaamheden meebrengt. Ondanks alle overleg klagen ze erover weinig overzicht te hebben van het geheel en vooral niet te zijn betrokken bij de besluitvorming.
Het wetenschappelijk onderwijs smacht naar eenvoudige structuren, minder managers en meer samenwerking tussen wetenschappelijke personeel onderling en met studenten. Als dat lukt, zijn de kwaliteit van het onderwijs en de tevredenheid van de medewerkers de grote winnaars.
In mijn volgende blogpost leg ik een organisatiemodel voor dat veel van de voornoemde problemen vermijdt, namelijk de universiteit als stad.
[1] Een eerdere en meer uitgebreide versie van deze blogpost is te vinden op Surfspace: https://www.surfspace.nl/column/90-de-organisatie-van-het-hoger-onderwijs-is-toe-aan-ontrommeling/
[2] http://www.economist.com/blogs/schumpeter
[3] Hiermee wordt bedoeld dat de inrichting van de productie exclusief is gericht op het realiseren van slechts één doel, een kwalitatief hoogwaardig product of dienst.
[4] http://ccweek.com/article-4083-communications-clutter:-the-enemy-of-creativity.html
[5] http://info.chromeriver.com/blog/bid/353773/What-s-Organizational-Clutter-and-Why-Should-You-Care
Betrokken wetenschap 