Dag: 23 februari 2014

Ik kom in bedrijven en instellingen veel stress tegen. Soms begrijpelijk vanwege de crisis, maar vaak ligt de oorzaak in de fragiliteit van de organisatie[1]. In mijn post van 7 november 2013 heb ik de fragiliteit van organisaties geïllustreerd aan de hand van twee kenmerken van universiteiten: de complexe organisatiestructuur en de versnippering van de werkzaamheden van het personeel[2].

Beide kenmerken, die niet tot onderwijsinstellingen beperkt zijn, leiden er toe dat veranderingen blijven steken in goede voornemers, onvoldoende aandacht krijgen of niet worden afgemaakt. De personen die er vol goede moed aan begonnen waren, moeten vaak na enige tijd weer aan de slag met andere zaken. Kritieke succesfactor voor het welslagen van vernieuwingen daarentegen is, dat de uitvoering gedurende langere tijd in handen ligt van een toegewijde groep personen, die over voldoende autonomie en zeggenschap, tijd en middelen beschikt.

Een opleiding functioneert beter als er een kernteam is van docenten dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van het onderwijs, maar ook invloed heeft op de werking en selectie van studenten en contacten kan leggen met het afnemende veld met het oog op lezingen, projecten, stages en afstudeerprojecten. Op deze manier werken kan alleen als de organisatie als geheel haar corebusiness bewaakt en een wildgroei aan processen (experimenten en varianten) vermijdt. Deze wildgroei is vaak het gevolg van het streven naar bedienen van uiteenlopende wensen van klanten, maar leidt er tevens toe dat deze het spoor bijster raken en het profiel van de instelling vervaagt. Eén (onderwijs)model dat flexibel wordt gehanteerd, heeft de voorkeur boven een reeks varianten met een rigide karakter. De keuze van het model is een kwestie van instellingsbeleid; het op flexibele wijze hanteren ervan kan worden overgelaten aan de teams die verantwoordelijk zijn voor de afzonderlijke opleidingen.

Robuustheid is dus het gevolg van het werken met teams met een brede verantwoordelijkheid binnen aangegeven kaders. Binnen deze kaders moet ruimte zijn voor permanente productverbetering. Als innovatie – even belangrijk als een gesmeerd verloop van reguliere bedrijfsprocessen – leidt tot experimenten met nieuwe producten en diensten, kan hiervoor beter een afzonderlijk team in het leven worden geroepen. Als een bestaand team dit ernaast moet doen leidt de corebusiness eronder en blijft er van de innovatie weinig over.

Robuustheid kan ook afgedwongen worden. Een aardig voorbeeld geeft Netflix. Dit bedrijf gebruikt software, de “Chaos Monkey”, die op gezette tijden storingen in het computersysteem simuleert[3]. Technici moeten dan aan de slag met het bedenken van manieren om het systeem resistent te maken tegen deze storingen.

De wildgroei van processen verschaft werk aan managers en deze creëren op hun beurt weer een permanente belasting voor medewerkers. Als organisaties robuuster worden, kan er meer verantwoordelijkheid op een ‘lager’ niveau liggen en is er minder overkoepelend management nodig.